Kebijakan Privasi

Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Absenia ("Kami") mengumpulkan, menggunakan, melindungi, dan mengelola informasi pribadi Anda saat menggunakan aplikasi manajemen absensi karyawan kami.

Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda menyetujui praktik pengumpulan dan penggunaan data sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini. Kami berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data Anda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan data yang diperlukan untuk menjalankan fungsi aplikasi manajemen absensi. Berikut adalah jenis data yang kami kumpulkan:

1. Data Identitas & Akun

Nama lengkap
Alamat email
Nomor telepon (opsional)
Nomor Induk Karyawan (NIK)
Foto profil

2. Data Kepegawaian

Departemen dan posisi
Alamat rumah
Status kepegawaian (aktif/tidak aktif)
Tanggal bergabung dan tanggal keluar (jika ada)
Jadwal shift kerja

3. Data Kredensial Biometrik

Gambar profil wajah untuk keperluan identifikasi visual (opsional)
Data sidik jari (fingerprint) untuk verifikasi identitas
Nomor kartu akses
PIN akses

Saat ini, pengambilan gambar wajah hanya digunakan sebagai foto profil dan bersifat opsional. Fitur face recognition penuh belum diaktifkan.

4. Data Lokasi

Koordinat GPS saat melakukan absensi (latitude dan longitude)
Informasi lokasi kantor (koordinat dan radius geofence)

5. Data Aktivitas Absensi

Waktu check-in dan check-out
Mode verifikasi (wajah, sidik jari, kartu, foto, PIN)
IP address saat melakukan absensi
Status kehadiran (hadir, terlambat, tidak masuk, sakit, izin)
Durasi kerja dan jam lembur

6. Riwayat Aktivitas Login

Riwayat login dan logout dari aplikasi
Durasi sesi login
Waktu login terakhir
IP address perangkat yang digunakan saat login
Informasi perangkat (browser/OS) dari user agent

Penggunaan Kamera & Foto

Aplikasi ini menggunakan kamera dan foto untuk tujuan berikut:

Pengambilan Foto Profil

Foto profil diunggah oleh pengguna untuk keperluan identifikasi visual
Foto disimpan di penyimpanan Absenia dan hanya dapat diakses melalui signed URL yang berlaku selama 5 menit
Foto profil digunakan sebagai referensi saat proses pengenalan wajah untuk memastikan bahwa wajah yang di-scan adalah milik karyawan yang bersangkutan
Foto hanya dapat diakses oleh pengguna itu sendiri dan administrator
Foto dapat dihapus kapan saja oleh pengguna atau administrator
Nomor telepon disimpan untuk keperluan komunikasi dan notifikasi

Verifikasi Wajah (Face Recognition)

Saat ini, fitur verifikasi wajah bersifat opsional dan belum diwajibkan untuk semua karyawan
Untuk tahap ini, sistem hanya melakukan pengambilan gambar profil yang diunggah oleh karyawan
Gambar profil disimpan di penyimpanan Absenia dan hanya dapat diakses melalui signed URL yang berlaku selama 5 menit
Gambar profil digunakan sebagai referensi visual untuk keperluan identifikasi oleh administrator
Jika diaktifkan di masa mendatang, sistem akan mengonversi gambar wajah menjadi template numerik (hash) yang tidak dapat dikonversi kembali menjadi gambar asli
Template numerik hanya akan digunakan untuk pencocokan identitas, bukan untuk pengawasan

Foto Sementara saat Absensi

Saat ini, pengambilan foto saat absensi bersifat opsional dan belum diwajibkan
Jika diaktifkan, foto yang diambil melalui aplikasi mobile saat absensi bersifat sementara (temporary)
Foto hanya digunakan untuk memastikan bahwa yang melakukan absensi adalah karyawan itu sendiri
Foto hanya disimpan selama sesi absensi berlangsung
Setelah proses verifikasi selesai, foto akan dihapus dari sistem secara langsung untuk mencegah penyalahgunaan oleh karyawan
Foto tidak digunakan untuk tujuan selain verifikasi absensi
Foto ini berbeda dengan template numerik wajah yang disimpan untuk verifikasi masa depan

Penggunaan Lokasi

Aplikasi ini menggunakan data lokasi GPS untuk memastikan keabsahan absensi karyawan. Berikut penjelasan detailnya:

Tujuan Pengambilan Lokasi

Memverifikasi bahwa karyawan berada dalam radius kantor saat melakukan absensi
Mencegah kecurangan absensi dari lokasi yang tidak seharusnya
Memastikan akurasi data kehadiran untuk keperluan administrasi

Cara Kerja Geofence

Setiap kantor memiliki titik koordinat pusat (latitude dan longitude)
Setiap kantor memiliki radius geofence yang ditentukan oleh administrator (dalam meter)
Saat absensi, sistem membandingkan lokasi Anda dengan radius kantor
Jika Anda berada di luar radius, absensi tidak dapat dilakukan
Lokasi hanya diambil pada saat proses absensi, bukan secara berkelanjutan

Penyimpanan Data Lokasi

Koordinat GPS hanya disimpan bersama record absensi
Data lokasi tidak digunakan untuk melacak pergerakan di luar jam kerja
Data lokasi hanya dapat diakses oleh administrator dan karyawan yang bersangkutan

Penghapusan Akun & Data

Kebijakan Penghapusan untuk Karyawan Tidak Aktif

Untuk menjaga keamanan dan kepatuhan data, kami menerapkan kebijakan penghapusan akun sebagai berikut:

Penghapusan Otomatis: Akun karyawan yang statusnya tidak aktif (resign/PHK) akan dihapus secara otomatis dalam waktu kurang dari 3 bulan sejak tanggal keluar tercatat dalam sistem.
Pemberitahuan: Administrator akan menerima notifikasi saat proses penghapusan akan dilaksanakan.
Data yang Dihapus: Semua data pribadi termasuk nama, email, foto profil, data biometrik (wajah dan sidik jari), riwayat absensi, dan kredensial akses akan dihapus permanen.
Data yang Dipertahankan: Beberapa data anonim mungkin dipertahankan untuk keperluan audit dan pelaporan yang tidak dapat diidentifikasi kepada individu tertentu.

Hak Pengguna untuk Menghapus Akun

Pengguna aktif dapat meminta penghapusan akun melalui administrator
Pengajuan penghapusan akan diproses dalam waktu maksimal 30 hari kerja
Setelah akun dihapus, semua data pribadi akan dihapus permanen dari sistem kami
Penghapusan tidak dapat dibatalkan setelah proses selesai

Penggunaan Data

Data yang kami kumpulkan digunakan semata-mata untuk tujuan berikut:

Manajemen Absensi: Mencatat dan mengelola data kehadiran karyawan
Verifikasi Identitas: Memastikan bahwa yang melakukan absensi adalah karyawan yang bersangkutan
Pelaporan: Membuat laporan kehadiran untuk keperluan administrasi dan HR
Pengelolaan Jadwal: Mengatur jadwal shift dan rotasi kerja
Notifikasi: Mengirimkan pemberitahuan terkait jadwal dan absensi melalui FCM
Keamanan: Melindungi akses sistem dan mencegah penyalahgunaan

Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan komersial.

Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data Anda:

Enkripsi data saat dikirimkan (in transit) menggunakan HTTPS/TLS
Penyimpanan data sensitif dalam format terenkripsi
Kontrol akses berbasis peran (role-based access control)
Autentikasi menggunakan Laravel Passport (OAuth 2.0)
Hashing password menggunakan algoritma bcrypt
Pencatatan audit log untuk aktivitas sensitif

Hak Anda

Sebagai pengguna aplikasi ini, Anda memiliki hak berikut:

Hak Akses: Mengetahui data pribadi apa saja yang kami simpan tentang Anda
Hak Koreksi: Meminta perbaikan data yang tidak akurat
Hak Penghapusan: Meminta penghapusan data pribadi Anda
Hak Portabilitas: Meminta salinan data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin
Hak Penolakan: Menolak pemrosesan data tertentu (dengan konsekuensi tertentu)

Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan dikomunikasikan melalui aplikasi atau email. Penggunaan aplikasi setelah perubahan berarti Anda menyetujui kebijakan yang diperbarui.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini atau ingin menggunakan hak-hak Anda, silakan hubungi administrator sistem atau tim HRD perusahaan Anda.